RESPECT DE LA VIE PRIVEE

1. VOTRE DROIT AU RESPECT DE VOTRE VIE PRIVEE

Dans le cadre de ses activités, la Mutualité Solidaris Wallonie traite des données à caractère personnel. Consciente de ce fait, elle accorde une grande importance au respect de votre vie privée. La Mutualité Solidaris Wallonie respecte par conséquent la réglementation en la matière et en particulier, le Règlement général sur la protection des données.[1]

La présente déclaration de confidentialité vise à vous informer clairement sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées au sein de notre organisation et sur vos droits vis-à-vis de ces dernières.

Nous vous recommandons de la lire attentivement.

2. RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

L’Union nationale des Mutualités socialistes (U.N.M.S.), rue Saint-Jean 32-38, 1000 Bruxelles, enregistrée sous le numéro d’entreprise 0411.724.220, et Solidaris Wallonie (319) sont responsables du traitement de toutes vos données à caractère personnel et veillent à la confidentialité et la sécurité de ces données.

Pour toute demande relative à la vie privée et aux données personnelles, vous pouvez nous contacter par courrier aux adresses susmentionnées, en remplissant le formulaire de contact sur notre site Web ou par email.

3. QUELLES SONT LES PERSONNES DONT LES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL SONT TRAITEES?

Les données à caractère personnel traitées peuvent concerner plusieurs catégories de personnes :

Membres: toutes les personnes affiliées à la Mutualité Solidaris Wallonie.
Collaborateurs: internes comme externes, bénévoles, etc.
Prestataires de soins: médecins, personnel infirmier, hôpitaux, etc.
Fournisseurs et prestataires de services
Tiers: toutes les personnes qui n’entrent pas dans une des catégories ci-dessus, mais qui peuvent entrer en contact avec la Mutualité Solidaris Wallonie et dont les données à caractère personnel peuvent être traitées (ex : candidats).

4. QUELLES SONT LES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL QUE NOUS TRAITONS?

La Mutualité Solidaris Wallonie peut traiter certaines données à caractère personnel en fonction des services auxquels vous recourez :

Données d’identification: nom, adresse, numéro de registre national, etc.
Coordonnées: numéro de téléphone, etc.
Données à caractère personnel sensibles :Données de santé, données médicales, données génétiques, etc.
Données financières et administratives: données salariales, numéro de compte bancaire, etc.
Données professionnelles
Données relatives à la santé
Données caractéristiques: âge, sexe, état civil, etc.
Image: photos, vidéos, documents, etc.
Son: enregistrements de conversations téléphoniques
Données sociales à caractère personnel: les données provenant de la Banque carrefour de la Sécurité sociale, les données provenant du registre national, etc.
Données numériques à caractère personnel: adresse e-mail, adresse IP, cookies etc.
Autres données : données également nécessaires à l’exécution de nos activités ou imposées par la loi (p. ex. données judiciaires)

Toutes les données à caractère personnel que nous traitons nous sont transmises par un intermédiaire réglementé par la loi (p. ex. Banque carrefour de la Sécurité sociale), par un organisme partenaire ou par vous-même. Cela peut se faire par contact direct avec nos services, mais aussi via nos canaux numériques : formulaire de contact, utilisation du site Web (cookies), etc.

5. POURQUOI TRAITONS-NOUS DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL?

Vos données à caractère personnel sont traitées à diverses fins, selon les services auxquels vous recourez et/ou la qualité (membre, collaborateur, prestataire de soins, visiteur, etc.) en fonction de laquelle vous entrez en contact avec nous.

1. Assurance obligatoire

Toute personne domiciliée en Belgique ou assujettie à la sécurité sociale belge est tenue de s’affilier à un organisme assureur. Comme toutes les mutualités, la Mutualité Solidaris Wallonie est légalement tenue de proposer une telle assurance obligatoire conformément à la législation :

Loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités
Loi coordonnée du 14 juillet 1994 relative à l’assurance obligatoire soins de santé et indemnités (loi AMI)

Lorsque vous vous affiliez à la Mutualité Solidaris Wallonie, des données sont nécessaires à l’exercice de ces obligations légales, notamment pour :

la gestion globale de votre dossier (ouverture et communication ultérieure) ;
le remboursement des prestations de santé ;
l’octroi et la gestion des indemnités ;
l’exercice de nos recours en vertu des articles 136 §2 et 164 de la loi AMI.

2. Assurance complémentaire

La Mutualité Solidaris Wallonie est également tenue de proposer une assurance complémentaire instaurant des services d’aide, accompagnement, information et assistance en faveur du bien-être physique, psychique ou social. L’affiliation à cette assurance complémentaire est obligatoire pour toutes les personnes affiliées à la mutualité en vertu de la législation :

Loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités
Loi du 26 avril 2010 portant des dispositions diverses en matière d’organisation de l’assurance maladie complémentaire

Dans le cadre de l’assurance complémentaire, vos données à caractère personnel sont traitées pour évaluer si vous avez correctement payé vos cotisations, si vous pouvez bénéficier d’un ou plusieurs de ces services ou avantages, ainsi que pour vous fournir des informations en matière de santé et concernant les services que nous proposons.

3. Assurances facultatives

La Mutualité Solidaris Wallonie propose à ses membres de souscrire à une ou plusieurs de leurs assurances, notamment :

Assurance hospitalisation
Assurance soins dentaires (Optio Dentis)
…

Si vous souscrivez à ces assurances, des données à caractère personnel seront évidemment nécessaires pour examiner et traiter votre demande. En sa qualité d’intermédiaire en assurances, la mutualité les transmettra à la société mutualiste d’assurance (SMA)[2] Solidaris Assurances qui gère ces assurances facultatives.

4. Mise en œuvre des activités et de la communication

Vos données peuvent également être utilisées pour vous informer de nos nouveaux services, organismes partenaires, actions à venir ou événements. Cela ne peut se faire que dans le cadre de notre intérêt légitime de communiquer sur notre fonctionnement et nos services ou si vous en avez donné l’autorisation (p. ex. pour la newsletter).

Vous pouvez toujours nous faire savoir que vous ne souhaitez plus recevoir cette communication. C’est également possible en utilisant le lien de désabonnement proposé en bas de chaque communication électronique. Il sera alors tenu compte de votre choix de ne plus être contacté à cet égard.

5. Activités auxiliaires de la Mutualité Solidaris Wallonie

Vos données à caractère personnel peuvent également être traitées lorsque La Mutualité Solidaris Wallonie mène ses activités auxiliaires, notamment :

en cas d’audit visant à améliorer la qualité de nos services ;
dans le cadre d’études ou d’enquêtes en vue de proposer de meilleurs services à nos membres en vue de favoriser le bien-être physique, psychique et social.

6. Communication à des tiers

Il est possible que La Mutualité Solidaris Wallonie transmette vos données à des tiers si c’est nécessaire à la réalisation d’une ou plusieurs des finalités décrites au point 5 ou si la loi l’impose. Il peut notamment s’agir des tiers suivants :

Autorités :

Ministère public (parquet et auditorat du travail) et tribunaux en cas de litige
Organes de la sécurité sociale (INAMI, FEDRIS, BCSS, etc.) dans l’exercice de leurs missions légales
Office de contrôle des mutualités (OCM) dans l’exercice de ses missions légales
…

Organismes partenaires :

Notre partenaire en cas de soins urgents à l’étranger
La Société Mutualiste Régionale des Mutualités Socialistes – Solidaris pour la Région Wallonne
La Société Mutualiste Régionale des Mutualités Socialistes pour la Région bilingue de Bruxelles-Capitale
De Zorgkas, pour les affiliés résidant en Flandre
SMA Solidaris Assurances
Hôpitaux (pour la délivrance p. ex. de la CEAM)
…

Parties externes :

Nos avocats et les huissiers de justice en cas de litige
Audits externes
Prestataires IT
Hôpitaux (pour la délivrance p. ex. des données CEAM)
Autres mutualités, notamment en cas de mutation ou de transfert
AIM (Agence intermutualiste) dans le cadre de ses études
…

Dans l’éventualité de recours à la sous-traitance, nous sommes tenus de désigner un sous-traitant qui respecte la législation relative à la protection de la vie privée et prend les mesures techniques et organisationnelles adéquates garantissant le bon traitement des données à caractère personnel. Une convention de traitement est conclue avec chaque sous-traitant comme l’impose la règlementation.

7. Communication en dehors de l’UE

Vos données à caractère personnel peuvent être transmises en dehors de l’UE, mais uniquement dans les cas suivants :

Lorsque c’est prévu dans le cadre de l’assurance obligatoire.
Lorsque vous le demandez dans le cadre d’une convention.
Lorsque c’est nécessaire à vos intérêts vitaux.
Lorsque vous avez expressément donné votre accord à cette fin.

8. Cookies et Réseaux Sociaux

A – Réseau Sociaux

La Mutualité Solidaris Wallonie est susceptible d’inclure sur ses différents supports électroniques, des applications informatiques émanant de tiers vous permettant de partager du contenu du site web avec d’autres personnes, de leur communiquer que vous avez consulté le site ou de donner votre opinion concernant un contenu du site web ou des applications.

Tel est notamment le cas des boutons « Partager », « J’aime », issus de réseaux sociaux tels que « Facebook », « Twitter », « LinkedIn », « Instagram », « Youtube » etc.

Les réseaux sociaux fournissant de tels boutons d’application peuvent placer des cookies et vous identifier grâce à ces boutons. De même, un réseau social peut éventuellement placer des cookies en cas de visite de la page Internet de la Mutualité Solidaris Wallonie sur le réseau social. La Mutualité Solidaris Wallonie vous invite à consulter la politique en matière de vie privée de ces réseaux sociaux afin de prendre connaissance des finalités d’utilisation, notamment publicitaires, des informations de navigation qu’ils peuvent, le cas échéant, recueillir dans ce cadre.

B – Cookies

Le site web de la Mutualité Solidaris Wallonie recourt à l’utilisation d’un certain nombre de cookies, et ce afin de fournir un meilleur service à l’utilisateur.

Un cookie est une pièce d’information sauvegardée par un site internet au sein du browser de l’ordinateur de l’utilisateur. Ce cookie peut être récupéré lors d’une visite ultérieure sur ce même site. Le cookie ne peut être lu par un autre site internet que celui qui l’a créé.

Les cookies explicitement autorisés par l’utilisateur fonctionnent pour la session en cours et les suivantes jusqu’à leur suppression ou leur expiration.

L’utilisateur pourra être invité, lors de chaque connexion, à accepter, s’il ne l’a pas déjà fait, l’utilisation de cookies pour accéder au site web de la Mutualité Solidaris Wallonie.

Le site web de la Mutualité Solidaris Wallonie utilise des cookies techniques, des tracking cookies et des marketing cookies. Dans certains cas, les cookies peuvent être des cookies de sites partenaires.

1.Les cookies techniques :

Ils sont utiles dans la mesure où ils permettent de :

reconnaître l’adresse IP de l’utilisateur lorsqu’il visite un site internet.

de surveiller l’activité sur les serveurs afin de repérer les intrusions malveillantes et bloquer les programmes non désirés (bots).
d’optimaliser l’espace disque, la mémoire et les configurations des serveurs Web en fonction du trafic et de la charge à supporter.

D’éviter à l’utilisateur de devoir faire systématiquement certains choix chaque fois qu’il visite le site. A savoir ses choix :
- d’accepter l’utilisation des cookies eux-même
- d’accepter les cookies liés à youtube
- d’accepter les cookies liés à google tag manager (voir section tracking cookies)
- d’accepter du stockage local de données

Les données locales, mémorisées de la sorte sont les informations que l’utilisateur communique lorsqu’il remplit un formulaire en ligne afin de recevoir le service demandé (lors d’une simulation par exemple, les différentes étapes sont mémorisées afin de calculer le résultat). Ces données ne sont pas disponibles dans les cookies.

2. Les « tracking cookies » :

Ils permettent de :

d’analyser l’usage d’un site, de faire des statistiques. Pour cela, Le site web de la Mutualité Solidaris Wallonie. utilise les cookies du logiciel avec lequel elle calcule par exemple des statistiques relatives au trafic sur son site afin de mesurer l’efficacité de ses actions de marketing.
compiler des statistiques anonymes sur les habitudes de navigation et collecter des informations à propos de l’activité en ligne sur les sites internet. Dans ce cas, l’utilisateur ne sera pas identifié personnellement et toutes les informations collectées seront uniquement utilisées sous une forme agrégée pour élaborer des rapports.
d’améliorer et de personnaliser le contenu et le fonctionnement du site internet ; d’éviter de présenter systématiquement à l’utilisateur la même publicité ; de suivre et d’optimiser les bannières de la Mutualité Solidaris Wallonie sur d’autres sites.

3. Google Analytics.

Le site web de la Mutualité Solidaris Wallonie utilise Google Analytics, un service d’analyse d’audience de site internet fourni par une société tierce (Google).

Google Analytics installe des cookies afin d’analyser l’utilisation du site web de la Mutualité Solidaris Wallonie et utilise des cookies pour définir des sessions d’utilisateur ainsi que pour fournir un certain nombre de caractéristiques-clés dans ses rapports.

Google Analytics crée ou met à jour des cookies uniquement pour collecter des données indispensables aux rapports. Google Analytics n’utilise en outre que des cookies d’origine. Cela signifie que tous les cookies créés par Google Analytics pour le domaine envoient des données uniquement aux serveurs dudit domaine. Ces cookies Google Analytics deviennent donc la propriété personnelle du domaine du site web de la Mutualité Solidaris Wallonie; les données ne peuvent être modifiées ou récupérées par aucun service sur un autre domaine.

Pour plus d’informations concernant Google Analytics, veuillez prendre connaissance de leur politique de vie privée : https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=fr

Comment gérer les cookies Google ?

Si vous ne souhaitez pas que Google Analytics soit utilisé dans votre navigateur, vous pouvez installer l’extension de navigateur pour Google Analytics :

Si vous êtes connecté à votre compte Google, vous pouvez, en fonction des paramètres de votre compte, consulter et modifier certaines données collectées par Google sur les sites et applications visités.
À l’aide du mode de navigation privée dans Chrome (https://support.google.com/chrome/answer/95464?hl=fr), vous pouvez naviguer sur internet sans que les pages web et les fichiers ne soient enregistrés dans votre historique de navigation. Les cookies seront supprimés après avoir fermé toutes les fenêtres et les onglets du mode de navigation privée. Vos signets et vos paramètres sont sauvegardés jusqu’à ce que vous les supprimiez.
Grâce aux Paramètres d’annonces, vous pouvez gérer quelles publicités de Google apparaîtront. Vous pouvez découvrir comment sont sélectionnées les publicités vous concernant, vous pouvez désactiver la personnalisation des publicités et bloquer des annonceurs en particulier. Plus d’informations sur les publicités.

9. CONSERVATION

De manière générale, vos données peuvent être conservées pour une durée de 2 à 30 ans, en fonction de nos obligations légales, de la réglementation en vigueur, des circulaires de l’INAMI et/ou de leur nécessité dans l’exécution de nos autres activités.

Notamment :

vos données d’identification seront conservées à compter de votre affiliation et jusqu’à 3 ans après votre radiation ou mutation vers une autre mutualité voire plus si c’est nécessaire à l’exercice de nos missions ou pour se conformer à des prescriptions ;
vos données médicales sont toujours conservées durant 30 ans après le dernier contact avec la Mutualité Solidaris Wallonie, conformément au code de déontologie médicale ;
si une action en justice est lancée, vos données seront conservées le temps de la procédure.

Le point de départ de cette période peut varier selon les changements dans la législation.

10. PROTECTION

La Mutualité Solidaris Wallonie veille à garantir la confidentialité de vos données à caractère personnel. Toutes les mesures techniques et organisationnelles adéquates sont prises pour éviter notamment des cas d’atteinte, perte, destruction ou divulgation.

En cas de fuite de données, nous prendrons nos responsabilités pour résoudre le problème au plus vite. En cas de fuite grave de données, l’autorité de protection des données et les personnes dont les données sont concernées seront informées.

11. CONTROLE INTERNE DU TRAITEMENT

La Mutualité Solidaris Wallonie veille à toujours garantir la confidentialité et l’intégrité de vos données à caractère personnel lors du traitement. Vos données ne seront traitées que par les collaborateurs ou prestataires habilités par la Mutualité Solidaris Wallonie et ses organismes partenaires. Toutes ces personnes sont tenues au secret professionnel.

Un délégué à la protection des données a été désigné. Au sein de la Mutualité Solidaris Wallonie, cette personne veille à tous les aspects concernant le traitement des données à caractère personnel et donne des conseils en la matière. C’est l’interlocuteur des personnes concernées pour ce qui est de l’exercice de leurs droits.

Coordonnées du délégué à la protection des données :
Adresse : rue des Dominicaines, 35
5002 Saint-Servais (Namur)
à l’attention du délégué à la protection des données (DPO).
Vous pouvez également envoyer votre demande par email.

12 . VOS DROITS EN TANT QUE PERSONNE CONCERNEE

Si vos données à caractère personnel sont traitées, vous disposez de certains droits légaux repris ci-après.

Pour pouvoir exercer ces droits, vous devez remplir le formulaire de contact ou envoyer une requête par écrit à notre délégué à la protection des données par email ou à l’adresse postale reprise plus haut. Il est possible que nous vous demandions de joindre une copie du recto de votre carte d’identité pour que nous puissions vérifier votre identité, en cas de doute. Cela permettra d’éviter que quelqu’un d’autre usurpe vos droits. Le refus de communiquer ces informations peut entraîner un rejet de la demande.

Après réception, vous serez informé des suites données à votre demande dans un délai d’un mois. Si la demande est complexe, le délai pourra être prolongé de 2 mois maximum. Vous serez informé de cette prolongation.

En cas de conflit avec le respect de la confidentialité d’autres personnes ou si la communication d’informations est interdite par la loi, vous en serez également informé dans un délai d’un mois.

a) Droit d’accès et d’information

Vous pouvez toujours nous demander d’accéder à vos données à caractère personnel que nous conservons. Vous avez le droit d’être informé et de recevoir sans frais[3] une copie précisant :

quelles données à caractère personnel sont traitées ;
quelle est la provenance des données traitées ;
pourquoi elles sont traitées ;
avec quelles catégories de tiers nous partageons vos données à caractère personnel ;
quel est le délai de conservation des données ;
comment et quelles données à caractère personnel font de décisions automatisées

b) Droit de correction

Vous avez le droit de faire corriger ou compléter les données à caractère personnel erronées ou incomplètes. Nous veillerons à ce que les informations soient modifiées dès que possible, tenant compte du fait que la majorité de ces données proviennent de sources authentiques (registre national, banque carrefour de la sécurité sociale…).

c) Droit de suppression

Si vos données à caractère personnel ne sont pas pertinentes, sont obsolètes ou ne sont plus nécessaires aux fins du traitement, vous pouvez nous demander de les supprimer.

Dans certaines circonstances, aucune suite ne pourra cependant être donnée à votre demande de suppression, notamment si vos données à caractère personnel peuvent ou doivent encore être régulièrement traitées selon la réglementation en vigueur.

Vos données ne peuvent ainsi pas être supprimées si le traitement est réalisé en vertu d’une obligation légale ou d’un archivage dans l’intérêt général, pour la recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques et qu’une suppression empêche ou compromet gravement ces finalités.

d) Droit d’opposition

1. Généralités

Si le traitement de vos données repose simplement sur les intérêts légitimes de la Mutualité Solidaris Wallonie et que cela ne vous convient pas, vous disposez du droit de vous opposer à ce traitement en formant opposition par écrit.

Si la Mutualité Solidaris Wallonie dispose d’intérêts légitimes impérieux, il ne sera toutefois pas possible de s’y opposer.

2. Traitements automatisés

Certains traitements de vos données à caractère personnel sont complètement automatisés. Si des décisions individuelles sont prises sur cette base ou que cela a des conséquences similaires, vous pouvez vous y opposer et demander l’intervention d’un collaborateur.

Votre demande sera rejetée si le processus décisionnel automatisé relève d’une disposition légale ou que vous y avez expressément consenti.

3. Retrait du consentement

Si le traitement de vos données personnelles est simplement basé sur votre consentement et qu’il n’existe aucun autre fondement juridique, vous pouvez à tout moment retirer votre consentement sans avoir à vous justifier.

À l’avenir, vos données à caractère personnel ne seront plus traitées aux fins pour lesquelles vous avez retiré votre consentement.

4. Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de nous demander de transmettre une copie des données à caractère personnel que vous nous avez communiquées à une autre institution ou un tiers dans un format facilement transmissible. Cela ne s’applique qu’aux données à caractère personnel que vous nous avez communiquées et qui sont traitées par des processus automatisés, dans la mesure où cela n’est pas contraire à la législation et que ce transfert de données n’a pas d’impact négatif sur la protection de la vie privée d’autres personnes.

13. PLAINTES

Si vous avez envoyé une demande concernant vos données à caractère personnel et que vous n’êtes pas satisfait de son traitement, vous pouvez introduire une réclamation.

Vous pouvez le faire par l’intermédiaire de notre formulaire en ligne de réclamation ou en envoyant un courrier à notre délégué à la protection des données (DPO) rue des Dominicaines 35 à 5002 Saint-Servais (Namur). Celui-ci traitera votre réclamation et vous informera de la suite de la procédure et des mesures prises.

Le traitement de votre réclamation ne correspond pas à vos attentes ? Vous pouvez toujours introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données. C’est l’autorité de contrôle compétente en matière de protection de la vie privée. Elle examinera votre réclamation et entamera une procédure de médiation.

Coordonnées de l’Autorité de protection des données :

Adresse : rue de la Presse 35
1000 Bruxelles

Tél. : 02 274 48 00
E-mail : commission[@]privacycommission.be

14. MODIFICATION DE LA DECLARATION DE CONFIDENTIALITE

La législation et nos services évoluent régulièrement. Notre déclaration de confidentialité n’est donc jamais achevée. Nous nous réservons dès lors le droit de modifier à tout moment cette déclaration de confidentialité et vous recommandons de consulter régulièrement la version la plus récente.

[1] Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel ; le règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

[2] Solidaris Assurances, entreprise n°838.585.487, est agréée comme entreprise d’assurances sous le n°350/02 pour pratiquer la branche 2 (maladie) et la branche 18 (assistance) et fait appel, pour l’intermédiation, aux mutualités affiliées à la SMA

[3] Seule la première demande de copies est gratuite, les autres demandes identiques vous seront facturées conformément à l’article 12.5 du règlement 2016/679.